A propos de la politique de Confidentialité de la solution Copark for Work

La société Copark accorde une attention toute particulière à la protection de votre vie privée et veille à ce que le minimum de données nécessaires soient collectées lors de l’utilisation de l’application Copark for Work. Ce document a pour objectif de répondre aux questions suivantes :

  • Quelles sont les données collectées au sein de l’application Copark for Work ?
  • Comment la société Copark utilise ces données ?
  • Comment la sécurité de vos données est-elle garantie ?
  • Comment faire valoir ses droits concernant les données personnelles ?

1. Définitions

1. “Applications”  : les termes applications désignent ici sans distinction les sites Internet www.coparkforwork.com et les applications mobiles éditées par la société Copark SASU et mises en ligne et distribuées sur les plateformes de téléchargement, notamment AppStore (plateforme d’Apple pour les iPhones) et Google Play (plateforme de Google pour les smartphones Android).

2. “Copark” : le terme Copark désigne la société Copark SASU qui édite les services d’optimisation de parking d’entreprise via les différentes applications. Copark for Work est une solution technologique d’optimisation de parking en interne pour les entreprises édité par la société Copark SASU, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 50 000€ immatriculée au RCS du Puy-en-Velay sous le numéro 798 104 147.
Le siège social de la société est situé au 34 Chemin Charles VII 43000 Espaly-Saint-Marcel.

Le directeur de la publication est Olivier Laurent, Président et fondateur de Copark.
Email de contact : contact@copark.co

3. “CGU” : les CGU désignent les Conditions Générales d’Utilisation.

4. “Organisation” : Le terme organisation désigne toute personne morale, qu’elle soit de droit privé ou public, qui met en place via la solution Copark for Work, l’optimisation de son parking d’entreprise.

5. “Utilisateur” : l’utilisateur désigne toute personne qui a validé son inscription sur les Applications Copark for Work.

La présente charte (ci-après nommée “la Charte”) présente les engagements de la société Copark pour la protection des données personnelles des Utilisateurs utilisant ses Applications. Elle vous informe également des procédés de collecte et d’utilisation de vos données personnelles et des options dont vous bénéficiez à cet égard.

La charte pourra être, à tout moment, modifiée par la société Copark, au gré des changements ou fonctionnalités futures, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales et/ou techniques. Il vous est conseillé de vous référer avant toute navigation à la dernière version de la Charte accessible sur www.coparkforwork.com.

La société Copark respecte le règlement de l’Union Européenne n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (ci-après “RGPD”), la loi “Informatique & Libertés” n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que la loi “pour la confiance dans l’économie numérique” n° 2004-575 du 21 juin 2004.

Copark for Work a nommé un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer), en charge de veiller à la bonne gestion des données personnelles dans le cadre de notre solution Copark for Work.

La Charte s’applique en complément des dispositions des Conditions Générales d’Utilisation.

2. Quelles sont les données collectées au sein de l’application Copark for Work ?

Afin de procéder au bon usage du fonctionnement de la solution Copark for Work, Copark est susceptible de constituer un ou plusieurs fichiers comportant des informations fournies volontairement par l’Utilisateur ou l’Organisation afin de bénéficier du service.

Copark s’engage à demander, au sein de ses Applications, uniquement les données nécessaires à la finalité de Copark for Work. Voici les finalités ainsi que les données associées nécessaires au bon fonctionnement :
L’accès au service :

  • Adresse email
  • Le mot de passe
  • L’immatriculation du véhicule
  • Le nombre de crédits attribués par l’organisation (uniquement dans le cas où l’organisation a mis en place la gestion de crédits de réservations à destination des utilisateurs)
  • Les ouvertures et fermetures de barrières (uniquement dans le cas de l’utilisation du boîtier connecté Copark for Work)
  • Le numéro de la place attribuée dans le cadre de l’utilisation de la solution Copark for Work pour gérer les places attribuées

La liste des réservations :

  • Date et heure du début et de la fin des réservations confirmées
  • Date et heure du début et de la fin des réservations annulées
  • Place attribuée lors d’une réservation

La liste des demandes d’assistance :

  • Date et heure de la demande d’assistance
  • Utilisateur ayant effectué la demande d’assistance
  • Message accompagnant la demande d’assistance
  • Photo éventuelle accompagnant la demande d’assistance

Les informations concernant le parking et l’organisation gérante :

  • Nom du parking
  • Organisation gérante du parking
  • Adresse du parking, longitude, latitude
  • Photo du parking
  • Plan du parking, numérotation des places
  • Hauteur, largeur et longueur maximum des places
  • Capacité du parking
  • Contact gestionnaire du parking
  • Base email de la société

3. Comment la société Copark utilise ces données ?

La société Copark est l’entière responsable du traitement des données tel que défini par l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016.
Copark ne vend en aucun cas à des tiers, les données personnelles des Utilisateurs collectées dans le cadre de l’exploitation de la solution Copark for Work.

Cas des réservations ponctuelles :
Le formulaire d’inscription lors de la création du compte via l’application mobile se base uniquement sur la base de l’adresse email (située après le “@”, ex : @copark.co) afin de rattacher un utilisateur à une organisation et une liste de parkings.
Un utilisateur n’est en aucun cas inscrit par défaut au sein de l’application dans le cas de l’utilisation de réservations dites “ponctuelles”.

Cas des réservations perpétuelles ou places attribuées :
Dans le cadre de la gestion des réservations perpétuelles ou “places attribuées”, l’Organisation a la possibilité via la plateforme de gestion de l’application Copark for Work d’ajouter une liste d’utilisateurs afin de lui attribuer des places. Un email est alors envoyé à l’utilisateur afin de lui demander la confirmation de l’activation de son compte et la création de son mot de passe.

Cas des demandes d’assistances :
Dans le cadre de la gestion des demandes d’assistance, l’Organisation rattachée au parking est notifiée par email. Une fois la demande d’assistance passée en statut “traitée”, Copark s’engage à supprimer les données relatives à cette demande dans un délai de 7 jours. Dans le cas d’une demande dont le statut resterait en “à traiter”, sans intervention de la part de l’Organisation, Copark supprimera le ticket d’assistance dans un délai de 3 mois.

Le gestionnaire du parking de l’Organisation pourra avoir accès aux données collectées par Copark afin de veiller au bon fonctionnement de la solution Copark for Work.

Les données abordées ci-dessus seront conservées pendant une durée cohérente avec la finalité de chaque donnée collectée. La société Copark s’engage à être conforme aux obligations du règlement dit RGPD et à suivre les recommandations de la CNIL à ce sujet (https://www.cnil.fr/fr/limiter-la-conservation-des-donnees). A titre d’exemple, les données concernant les utilisateurs ayant demandé la suppression de leur compte sont supprimées immédiatement de nos systèmes de production et sont placées en archives, avec accès très restreint, pour une durée maximale de 2 ans et de maintenance uniquement.

4. Comment la sécurité de vos données est-elle garantie ?

Protection des données
Copark utilise des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les Services et d’autres systèmes contre la perte, la destruction, l’accès, les changements ou la distribution de vos données par des personnes non autorisées et le fait selon l’état actuel de la technique. Le transfert de données entre les Services et le Serveur est crypté (via un certificat SSL).

Conformément au règlement 2016/79 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, l’ensemble des données des utilisateurs de la solution technologique Copark for Work sont hébergées au sein de l’Union Européenne, plus particulièrement par iilyo SAS.

La société iilyo est enregistrée à la CNIL (Commission Nationale de l’informatique et des Libertés) sous le numéro 1731 768 (déclaration du 3 janvier 2014) et s’engage à respecter l’intégralité des engagements prévus par cette déclaration.

Notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la Loi n°2004-801 du 6 août 2004, ainsi que le Règlement (UE) 2016/79 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement sur la protection des données), à compter de sa date d’application.
https://www.iilyo.com/files/CGV.pdf

Sécurité de l’infrastructure
L’ensemble des données stocké par iilyo est hébergé en France dans un Datacenter répondant au normes Tier III, ISO 27001 et AFPAD à proximité de Lyon. 
https://www.iso.org/fr/isoiec-27001-information-security.html

5. Comment faire valoir ses droits concernant les données personnelles ?

En application des dispositions du RGPD, l’Utilisateur bénéficie du :

– Droit d’opposition (article 21) : l’Utilisateur peut s’opposer au traitement de ses données s’il dispose d’un motif légitime.
– Droit de rectification (article 16) : l’Utilisateur peut rectifier les données à son sujet détenues par la société Copark.
– Droit à la mort numérique (article 40.II Loi Informatique et Libertés) : l’Utilisateur peut donner des directives quant au traitement qui sera fait de ses données à son décès.
– Droit à la limitation du traitement (articles 4.3 et 18) : dans certains cas prévus par le RGPD, l’Utilisateur peut geler le traitement de ses données : elles seront conservées, mais non utilisées, en attente d’une décision de justice par exemple.
– Droit de s’opposer au profilage (article 13) : l’Utilisateur sera informé de toute opération de profilage le concernant (utilisation des données personnelles pour prédire les potentiels besoins de l’Utilisateur), devra donner son consentement au préalable, et pourra à tout moment retirer ce consentement.
– Droit à l’oubli (article 17) : l’Utilisateur peut faire effacer ses données.

Pour exercer ces droits, il suffit d’envoyer un email à support @ copark.co

ou un courrier à l’adresse suivante :
Copark
La Tour du Web, 4 rue du professeur Charles Appleton
69007 Lyon

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