Smartphone en entreprise : usages et apports

Smartphone en entreprise : usages et apports

La place du portable dans la vie privée n’est plus à interroger. Outil de divertissement, d’information, de communication, le gain (ou la perte ?) de temps que nous avons acquis dans nos usages personnels est colossal. Les entreprises elles aussi sont de plus en plus connectées. L’utilisation du smartphone en entreprise se fait plus fréquente, qu’il soit personnel (70% des salariés français sont équipés d’un smartphone), ou bien professionnel.

Smartphone en entreprise et inter-connectivité dans son environnement de travail

Au fil du temps, la connectivité des smartphones a permis de repenser les processus de travail en entreprise. Les usages que l’on ne soupçonnait pas vingt ans auparavant ont bien changé nos modes de fonctionnement.

Gestion des documents

Nous sommes loin de la dématérialisation complète ; encore attachés à l’impression papier, le smartphone permet de faire le lien entre documents numériques et documents physiques. L’impression est facilitée, mais la capture de documents avant déléguée à l’imprimante peut elle aussi être effectuée via le portable : et il ne s’agit pas d’une simple photo ! Des application comme Adobe Scan ou CamScanner permettent d’avoir un rendu PDF directement exportable. On peut donc imprimer, scanner, partager depuis son smartphone.

Support d’expression et de présentation

Les présentations sous forme de diaporama ne sont pas récentes. Leurs évolutions tendent à rendre l’acte de présentation plus mobile, à la fois côté support, et orateur. Via les connectivités sans fils entre appareils, il n’est plus nécessaire d’avoir un ordinateur branché à un quelconque projecteur ou écran géant. Associé à un système de projection, le smartphone endosse même le rôle de télécommande ! Passez les diapositives, déclenchez vos animations sans vous soucier d’être à proximité de votre clavier. Bref, le smartphone en entreprise rend vos présentations plus vivantes.

Réservation de sa place de parking et ouverture de barrière

Dans la catégorie des nouveaux usages du smartphone en entreprise, vous pouvez maintenant réserver votre place de parking d’entreprise sur votre mobile. Encore une fois, le téléphone peut se transformer en télécommande, afin de procéder à l’ouverture de la barrière. Ce nouvel apport du smartphone à la société permet d’optimiser le parking d’entreprise, en offrant aux salariés la possibilité de stationner sur un emplacement. Cette action à laquelle les employés prennent part réduit les contraintes de mobilité, tout en augmentant leur qualité de vie au travail. L’entreprise y gagne aussi en rentabilité : en optimisant le parking d’entreprise, plus besoin de louer ailleurs des places supplémentaires pour vos collaborateurs.

Outil de mise en relation et de partage

Le QR code, ça vous parle ? Lors de vos déplacements, vous êtes amenés à rencontrer des personnes intéressantes pour votre entreprise. Au lieu d’opter pour une simple carte de visite, vous pouvez jouer la carte de l’innovation ! Proposez à vos potentiels futurs partenaires un QR code qui les mettra directement en lien avec votre site par exemple. Cela vous fera sortir du lot ! Bon, gardez quand même quelques cartes de visite papier sous la main, au cas où…

L’apport social du smartphone en entreprise

Le smartphone en entreprise ne connecte pas seulement les appareils entre eux. Il fait aussi le lien entre les collaborateurs, participe aux communications internes ou externes, tout en répondant aux contraintes de mobilité. Il permet l’accès à tous les espaces de travail distants. On peut dire de lui qu’il répond au nomadisme grandissant des salariés (ou qu’il en est en partie la cause). L’utilisation du portable est aussi un moyen d’affranchir les personnes qui appellent, d’une certaine pression que représentait le téléphone fixe, assez impersonnel. Il peut aussi être porteur de la libération des contraintes hiérarchiques au sein de l’entreprise, en améliorant la fluidité et la simplicité des communications internes. Le smartphone créé la sensation de proximité lors d’un contact.

Attention aux dérives

Mais la distinction entre mobile personnel et professionnel est parfois nécessaire. En effet, le modèle du BYOD (Bring Your Own Device) consistant littéralement à apporter son propre appareil, est très contesté, et ce sous plusieurs aspects :

  • La distraction : se servir de son smartphone personnel au travail constitue un risque de dispersement à ne pas sous-estimer.
  • Le risque de mélange entre les données privées et professionnelles : il y a un réel manque de connaissances en matière de sécurité des données professionnelles lorsqu’elles se retrouvent sur un mobile personnel. Rajoutons à cela le risque de vol de l’appareil.
  • Le droit à la déconnexion : il prône la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle. Lorsque le smartphone sert aux deux, il est facile d’abuser de la présence de l’employer sur la machine, et de le solliciter lorsqu’il n’a pas à l’être.

D’un smartphone en entreprise à un smartphone d’entreprise ?

Les usages du smartphone se multiplient à grande vitesse. Mobilité, rapidité, innovation, les qualités ne manquent pas, et les défauts non plus. Afin de remédier aux différents risques (de données, de sécurité, de distraction ou de sur-sollicitation) des collaborateurs utilisant leur téléphone au travail, il appartiendra aux entreprises de proposer des smartphones professionnels à leurs employés. Il devient nécessaire d’accompagner les collaborateurs sur ce terrain, d’autant plus lorsque les entreprises multiplient les outils mobiles (gestion de plannings communs, espaces de stockage de documents, mise en place d’un parking partagé…).

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