Le Flex Office du bureau au parking : gérer les espaces et temps de travail

Le Flex Office du bureau au parking : gérer les espaces et temps de travail

Le retour au travail couplé à la crise sanitaire impose de revoir et adapter nos espaces de travail en entreprise. Distanciation, port du masque, flex office, rotation des postes et flexibilité horaire : que nous réserve l’environnement de travail dans un futur proche ?

Depuis le 1er septembre, le port du masque est obligatoire en entreprise. Le virus n’a toujours pas disparu et c’est la première étape pour un respect de la santé des collaborateurs. Mais au-delà de cela, il est aussi important de penser à l’adaptabilité de l’ensemble des espaces de travail. Le flex office peut alors être une solution : jouer sur la rotation des postes des salariés, la flexibilité de leurs horaires et leurs espaces de travail du bureau jusqu’au parking. Faisons le point sur ces pratiques.

La nouvelle situation dans les bureaux d’entreprises imposée par la COVID-19

Un port du masque vécu comme une contrainte

Malgré les bienfaits des masques acceptés par tous, son port obligatoire en entreprise pose problème. Il y a d’abord le problème du confort, le masque pouvant être désagréable pour les porteurs de lunettes et ceux ayant des problèmes de respiration. Mais au-delà de ce problème, encore faut-il pouvoir se procurer un masque. Selon le Code du Travail, l’entreprise est supposée protéger les salariés face à toute situation de contamination potentielle. L’achat et la distribution de masques aux collaborateurs sont donc des devoirs qui incombent à l’entreprise, le masque étant officiellement un “équipement de protection individuelle” (EPI).

En plus du masque, la distanciation générale au travail est préconisée : espacement des bureaux, utilisation de gel hydroalcoolique, plexiglas, etc. Le but étant de croiser le moins de monde possible pour faire en sorte que le masque ne soit pas vécu comme une contrainte.

Les dérogations possibles au port du masque liées à l’aménagement de l’espace de travail

Si dans les bureaux individuels le masque n’est pas obligatoire, en open space ou bureaux partagés il est obligatoire mais certaines dérogations existent. Des dérogations graduées sont possibles selon la couleur du département où se situe l’entreprise :

  • En zone verte, si l’espace de travail est aménagé avec une bonne ventilation et des écrans plexiglas entre les postes de travail.
  • Dans les zones oranges, il faudra en plus un extracteur pour assainir l’air ambiant.
  • En zone rouge, il faudra organiser l’espace de travail avec au moins 4 mètres carrés de surface minimale par personne (en plus des ajustements obligatoires avec les autres couleurs).

Enfin, comme l’énonce Elizabeth Borne, il faut rester pragmatique et faire preuve de bonne foi pour ne pas imposer un port du masque trop pénalisant inutilement (par exemple dans un open space de 100 mètres carrés avec 3 salariés dedans).

L’organisation de l’espace de travail est donc primordiale aujourd’hui en vue des conditions liées à l’avancée du virus. Le flex office semble alors une bonne solution ou du moins une solution permettant la rotation des postes et la flexibilité des horaires.

Flexibilité des postes et horaires : du télétravail au flex office

La montée du télétravail

En vue des éléments précédents, la rotation des postes et notamment l’alternance entre présentiel et distanciel semble plus que jamais à plébisciter dans ce nouvel environnement de travail. Selon Focus RH, un modèle de travail hybride intégrant 50% de télétravail et 50% de travail sur site fait l’unanimité auprès des salariés. Et cela se confirme auprès de 77% des dirigeants à l’échelle mondiale. De plus, on constate que 71% des collaborateurs n’ayant jamais télétravaillé à leur domicile avant souhaitent désormais exercer à distance au moins une fois par semaine. D’un point de vue RH, le but du manager est le bien-être de son équipe mais également l’efficacité de cette dernière. Or on observe que 89% des télétravailleurs s’estiment plus efficaces.

Cependant toutes les entreprises ne peuvent pas mettre en oeuvre le télétravail et il faut faire attention à ne pas se retrouver dans un monde à deux vitesses, créant ainsi des désavantages importants. Il y a d’autres moyens pour ajouter de la flexibilité au travail.

Comment et pourquoi adopter plus de flexibilité ?

En plus du télétravail qui augmente la flexibilité et l’autonomie des collaborateurs, il y a d’autres techniques pour mieux gérer la flexibilité. Jouer sur la flexibilité des horaires permettrait de limiter les contacts COVID friendly au travail mais également d’augmenter la qualité de vie au travail des collaborateurs et leur efficacité. Pour implanter cette flexibilité horaire vous pouvez :

  • Penser à des créneaux matin/après-midi de présence pour vos salariés.
  • Varier les jours de présence des collaborateurs en leur demandant de venir 2 jours sur 5 en présentiel par exemple.
  • Faire en sorte que tous les membres d’une même équipe puissent se croiser une fois par semaine minimum afin de garder une émulation collective.

La flexibilité des horaires est quelque chose de demandée par les salariés. Selon une étude Ipsos/Welcome to the Jungle, 60% des salariés français préfèrent travailler dans une entreprise permettant des horaires flexibles. Il semble donc important de prendre en compte des horaires plus flexibles adaptés aux contraintes des salariés mais également, si possible, à leur horloge biologique car nous ne sommes pas tous productifs au même moment. Notons de plus que des recherches ont montré la pertinence des salariés “du matin”, “du soir” et “des autres”. Des études montrent que ne pas respecter ces horloges internes risque d’avoir des effets négatifs sur la santé sur le long terme : stress, anxiété et fatigue sont notamment au programme.

Néanmoins, comme pour le télétravail, attention à ne pas perdre le fil et perdre l’esprit collectif du travail avec l’isolement et le brouillage entre vie personnelle et professionnelle. En effet le bureau doit rester le lieu d’émulation collective et il est donc important de bien organiser les différents espaces collectifs de travail, le flex office doit alors être maîtrisé pour assurer son efficacité.

Le cas du flex office

Le flex office prend en compte plusieurs dimensions : la flexibilité des horaires et jours en physique comme vu précédemment. Mais on entend également communément le flex office comme l’absence de poste de travail attribué aux salariés. Dans une organisation en flex office, l’entreprise propose différents espaces de travail, bureaux, permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent. Les collaborateurs vont alors choisir tous les jours leur emplacement de travail pour la journée selon les places disponibles et les nécessités techniques et sociales liées à leur activité. 

Avec une telle organisation, la flexibilité au sein de l’entreprise est primordiale. Cela requiert une optimisation efficiente de tous ces espaces et donc d’apporter de la flexibilité à tous les étages : des bureaux au parking.

La flexibilité dans tous les espaces de travail

Entre restrictions au travail à cause de la COVID-19, télétravail et besoin de flexibilité, de nouveaux espaces de travail prennent de plus en plus de place et il est important de les optimiser. On pense notamment à l’espace digital et numérique qui permet de garder ce lien au sein de l’entreprise avec les réunions à distance et les réseaux sociaux connectés comme Zoom, Google Meet, Teams ou encore Slack. Mais au-delà de ces solutions de connexions digitales qu’on peut optimiser avec des espaces de travail digitaux professionnels, il est important de penser à optimiser un autre espace de travail primordial qui se place à l’épicentre de toutes les considérations citées précédemment : le parking d’entreprise.

La gestion du parking : réel outil d’accompagnement pour le flex office

Avec les collaborateurs qui travaillent sur site, ceux qui travaillent chez eux, ceux qui ne travaillent que certains jours ou certaines demi-journées, il est difficile d’organiser et optimiser la mobilité de tous. Pour assurer le meilleur fonctionnement de cette dernière, l’optimisation du parking d’entreprise par sa flexibilité est la solution qu’il vous faut.

Une solution de gestion de parking vous permet de gérer ces problématiques avec l’instauration de groupes horaires adaptés aux contraintes de vos salariés. La réservation des places de parkings peut alors se faire simplement ce qui facilite et optimise la mobilité des collaborateurs. De plus, si un salarié qui possède une place attribuée ne vient pas sur son lieu de travail de certains jours, il peut libérer sa place pour le bien-être de ses collaborateurs et ainsi optimiser leur mobilité en leur permettant d’avoir une place de parking. 

Enfin, avec Copark for Work, pour éviter les contacts dans les transports en commun, vous pouvez prendre votre vélo et le garer en toute sécurité dans votre parking d’entreprise. La solution de gestion Copark for Work est une solution respectueuse des gestes barrières qui s’adapte alors parfaitement au flex office, permet d’allier nécessités de distanciation avec la COVID et nécessité de flexibilité des horaires, des postes et de la mobilité.

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