Déménagement entreprise – Nos 6 conseils pour les pros !

Déménagement entreprise – Nos 6 conseils pour les pros !

Un déménagement à titre particulier est bien souvent un véritable casse-tête, alors imaginez un déménagement entreprise. La société Copark vous propose une liste de conseils afin d’appréhender ce grand changement dans la vie d’une société.

Selon une infographie réalisée par le site Histoire d’adresses une entreprise déménage en moyenne tous les 4 ans et on dénombre pas moins de 117 000 déménagements d’entreprises en 2016. Ce sont donc pas moins de 222 000 salariés d’entreprises de tailles variées déplacés. Si l’organisation s’avère parfois plus simple pour une petite entreprise, il n’est pas rare que les organisations plus importantes se retrouvent à de nombreux défis lors d’un déménagement entreprise.

1. Déménagement entreprise – l’anticipation et la collaboration : la clé de la réussite !

Ne sous-estimez pas l’impact qu’un déménagement aura sur votre activité. Concrètement un déménagement se réfléchit à tous les niveaux : directions, services, salariés. Il en effet important de prendre en compte les bouleversements que cela engendrera. Pour cela, anticipez la recherche de vos nouveaux locaux en privilégiants des critères tangibles : localisation, espace disponible, sécurité, confort, accès en transports en commun, vie du quartier, commerces à proximité, facilité d’accès…

Une fois les nouveaux locaux trouvés, nombre de sociétés organisent des groupes de travail ou « chantiers » pour impliquer leurs collaborateurs dans le déménagement. Les personnes responsabilisées se sentent ainsi valorisées et écoutées. De quoi fluidifier la communication et accompagner la conduite du changement au sein de l’entreprise. Pensez également à établir un rétroplanning précis des différentes actions menées par chacun (administrative, logistique, par service, individu). Plus vous y verrez clair sur les prochaines étapes à réaliser plus fluide sera le déménagement. Essayez au maximum de minimiser l’impact que le déménagement aura sur la productivité de tous.

2. Réalisez des points d’étape et communiquez avec vos collaborateurs.

Un déménagement entreprise peut être source de tensions internes. Il n’est pas rare que des services se retrouvent en difficultés face à des questions de leur salariés. En effet, un collaborateur peut dans un premier temps d’abord anticiper les problèmes que ce déménagement causera à son niveau. Vais-je mettre plus de temps pour aller travailler ? Mon bureau sera-t-il  bien situé ? Vont-ils en profiter pour réorganiser le service dans lequel je me trouve… Il est important de désamorcer rapidement ces questions en chargeant chaque manager de communiquer de façon claire et précise l’impact que cela aura. Il faut valoriser les bienfaits de ce déménagement et anticiper les problèmes en proposant des solutions concrètes aux différents futurs points de blocage.

3. Pensez à l’impact que le déménagement aura sur votre activité.

Le temps que chaque collaborateur fasse le tri, jette ou classe ce dont il aura besoin et celui qu’il prendra à faire ses cartons n’est pas à sous-estimer. Dans les entreprises de taille plus modeste, les salariés aident même parfois logistiquement lors du déménagement. De la même façon chacun de vos collaborateurs devra avertir ses contacts du changement d’adresse, communiquer ces nouvelles informations à ces partenaires.

Ce sont plusieurs petites habitudes quotidiennes qui seront bouleversés et viendront empiéter (tout du moins au début) sur les journées de travail classique. Il faut donc prendre en compte ce temps de préparation et d’adaptation et l’inclure dans les plannings projets de chaque service afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.

5. Le Jour J : détaillée l’organisation des jours précédents et du jour d’arrivée dans les nouveaux locaux

Si vous voulez évitez des collaborateurs errants l’âme en peine, se demandant ce qu’ils doivent faire de leurs affaires en amont, ou où sont leurs affaires une fois le déménagement effectué soyez prévoyant. C’est le moment de rentrer dans des détails ultra-concrets (fourniture des cartons et scotch, façon de les annoter, consignes de sécurité, emplacement des cartons à leur arrivée, rendu des anciens badges et distribution des nouveaux…).

Communiquez à tous vos collaborateurs ce qu’ils doivent faire. N’hésitez pas à prévenir bien en amont puis à relancer à moins d’un mois, d’une semaine et J-1 pour les retardataires (il y en aura toujours). Appuyez-vous également sur les managers de proximité pour vous assurer que le message est passé.

6. Optimisez votre parking d’entreprise comme vous avez optimisé vos nouveaux locaux !

Last but not least, pensez à optimiser votre parking d’entreprise ! Un déménagement est souvent l’occasion pour une entreprise de remettre beaucoup de choses à plat. Selon la configuration de vos nouveaux locaux, il se peut que vous deviez revoir la gestion des places de parking attribuées et l’accès à votre parking.

Dans certains cas, il se peut également que des tensions interviennent car votre parking comporte moins de places que le précédent. Dans ces différents cas de figures, une solution existe : Copark for Work est une solution d’optimisation de parking en interne pour les entreprise. Cette solution technologique vous permet simplement de rentabiliser votre parking d’entreprise en proposant la libération de places de parkings et la réservation ponctuelle de place, simplement depuis son smartphone.

Vous souhaitez optimiser votre parking d'entreprise ?

Parlons en ensemble ! Nous serons ravis de vous aider dans la gestion de parking d’entreprise.

Fermer le menu