Conseils pratiques pour la gestion du déconfinement en entreprise.

Conseils pratiques pour la gestion du déconfinement en entreprise.

À l’annonce de la reprise progressive du 11 mai, l’organisation de nos entreprises est à repenser pour le bien des collaborateurs tout en respectant les consignes sanitaires recommandées par les autorités françaises. Alors comment préparer le retour au travail de vos équipes ? Nous vous avons résumé les points de vigilance humains et organisationnels de la reprise du travail avec vos collaborateurs tant bien en présentiel qu’en télétravail.

Attention à l'impact psychologique

L’impact psychologique dû au confinement sur vos collaborateurs est à prendre en compte pour garantir une bonne productivité dans l’entreprise. Ne sous-estimez pas cet impact que vos équipes aient été en chômage partiel ou en télétravail. Il peut être induit par un motif personnel lié au Covid-19 ou par un motif professionnel comme la mise en chômage partiel. 
Assurez-vous qu’ils soient bien aptes à reprendre le travail que cela soit en présentiel ou en télétravail. Si le collaborateur est réticent à reprendre en télétravail, il serait sûrement judicieux de proposer une alternance entre les deux modes de travail. 
C’est ce que de nombreuses entreprises ont mis en place pour concilier diminution de risque de contamination et cohésion de groupe.

Il est vrai que des études, telles que le Baromètre de l’état psychologique des salariés français & le confinement, ont révélé que 47% de ces-derniers seraient en situation de détresse psychologique selon Empreinte Humaine et que 73% des salariés souhaitent poursuivre en télétravail d’après l’étude Télétravail en confinement de Malakoff Humanis. 

Or la mise en place du télétravail n’est pas chose aisée et c’est bien les équipes digitale-tech qui vous le diront. Certes, ce mode de travail permet d’éviter les engorgements de trafics, les contaminations extérieures, de connaître la promiscuité dans les transports en commun, de se lever tôt etc. Cependant, si vous n’avez pas d’espace réservé au travail et que vous ne vous imposez pas un planning rigoureux de temps de travail, autant vous dire qu’il y a des chances que vous n’en ressortirez pas indemne.
D’ailleurs, il y a clairement un risque d’isolement mais aussi d’acharnement à la tâche.

Conseils pratiques pour réorganiser le management, inspirés du Groupe Accor et autres grands groupes.

C’est l’organisation de l’accès et le maintien de conditions d’hygiène optimales de vos bureaux qui prime.

  • Limitez le nombre de personnes dans l’ascenseur
  • Continuez de privilégier une partie des équipes en télétravail compte tenu de votre activité
  • Favoriser les réunions en visio conférences (maintenant que vous êtes des As du digital collaboratif)
  • Mettez en place un système de rotation dans les bureaux configurés en “open space” en alternant les équipes et /ou en adaptant les horaires de planning.
  • Maintenez les portes battantes ouvertes pour éviter la contamination par les poignées de portes
  • Fermer les espaces de machines à café
  • Fournissez vos collaborateurs en gels hydroalcoolique, masques, gants voire même plexiglas si nécessaire. Assurez-vous de l’approvisionnement permanent des consommables permettant de respecter les consignes : produits hydroalcooliques pour les mains, kit de nettoyage habituel (savon, moyen de séchage), etc. et indiquez les points où ils sont disponibles
  • Désinfectez les bureaux le plus souvent possible (souris, claviers…) et établissez un plan de nettoyage/désinfection périodique en vous assurant que la société à qui vous faites appel ou que les produits que vous utilisés correspondent au niveau destruction virale (d’après Bureau Veritas)
  • Aérez les locaux plusieurs fois par jour en ouvrant les portes et fenêtres et supprimez les recyclages d’air lorsque c’est possible.

Pas moins de 40 fiches métiers sont disponibles sur le site du ministère du travail pour en savoir davantage.

Revoir ses pratiques managériales : quelques outils collaboratifs plébiscités à s'approprier pour maintenir le dialogue social et la cohésion d’équipe.

Transparence et régularité sont les moteurs pour communiquer et rassurer vos collaborateurs. Informez-les des mesures misent en place par notes internes sur les lieux de passages stratégiques, via l’intranet ou encore par mail. Soyez pédagogue, bienveillant.

Encouragez les réunions à distance en visioconférence ou audioconférence. Chez copark, chaque matin nous démarrons notre journée par un « Dayli meet-up » qui a pour objectif de faire un point sur l’avancée du travail de chacun et de présenter son/ses objectif·s du jour.
Durant la période de confinement, nous utilisions Discord, un outil de communication vocale et textuelle développé par une petite start-up du nom de Hammer & Chisel. Une application initialement créée par les gamers pour les gamers. D’autres utilisent Skype, Teams ou encore Zoom.

Pour les fameux brainstorming, nous utilisions Limnu, qui permet d’utiliser un “whiteboardinteractif et qui intègre la conférence vidéo. C’est pratique pour la présentation des idées. 
Nous nous sommes aussi essayés à Miro qui est surtout utilisé pour le design thinking. Il permet aux collaborateurs de participer en même temps sous forme de post-it et propose divers canva comme le mind-mapping et bien d’autres…

Pour ce qui est de la gestion des projets, nous utilisons Asana, qui nous permet de planifier les tâches de nos projets, de les attribuer à un collaborateur et dans définir le temps imparti.

Et pour finir, l’application Slack, nous permet de continuer à garder le contact pour toutes interrogations qui surviendraient durant nos journées.

Pensez à optimiser votre parking pour anticiper le recours à la voiture et le vélo (pour éviter les transports en commun).

Bien que la tendance soit au télétravail, nombreux sont ceux qui ont opté pour alterner leur mode de travail ou revenir au bureau. Ainsi, il reste primordial de faciliter la recherche de stationnement pour que les collaborateurs qui quittent leur habitat soient moins stressés. Le “cocon de protection” qu’est la voiture sera sûrement privilégié par vos équipes. Il en sera certainement de même pour les cycles tels que les vélos, trottinettes, 2 roues motorisés etc. 

L’important est de pouvoir accueillir vos équipes quelque soit leur mobilité et bien sûr de leur faciliter l’accès au parking pour venir au bureau. En mettant en place un moyen d’accès simple et rapide pour anticiper le stationnement vous augmenter déjà leur capacité de productivité.
De plus, en ayant cette solution depuis leurs téléphones, ceci évite tous contacts susceptibles d’accroître les risques de contamination environnant. Vos équipes arrivent plus sereines et en meilleure condition pour travailler au bureau. 
Avec Copark for Work, nous mettons à votre disposition des fonctionnalités réfléchies pour : 

  • fluidifier l’accès au parking, 
  • encourager le collaboratif afin de conserver la cohésion de groupe, 
  • garantir le control d’accès 

dans l’objectif d’encourager à la reprise grâce à une solution complète qui augmente la qualité de vie au travail.

Optimisez votre parking d'entreprise avec une solution innovante
qui augmente la qualité de vie au travail de vos collaborateurs.

PARLONS-EN ENSEMBLE ! NOUS SERONS RAVIS DE VOUS ACCOMPAGNER DANS CETTE DÉMARCHE.

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