Le bureau collaboratif, le pari de la flexibilité

Le bureau collaboratif, le pari de la flexibilité

Le bureau collaboratif ou Flex Office devient une option dans les nouvelles manières de penser l’entreprise. Dans le même esprit que le Coworking, la méthode a une visée plus large : spatiale, sociale, bien-être.

La condition du salarié au sein de l’entreprise est une préoccupation qui ne cesse de croître. Études à l’appui, on associe openspace et QVT (qualité de vie au travail) à productivité, et nomadisme à collaboration. Or, un tel décloisonnement permet-il à lui seul de garantir le bon fonctionnement de ce modèle ?

Le bureau collaboratif, repenser de FIXE à Flex

Lorsque l’on pense bureau, on a en tête cet espace assigné à un collaborateur, souvent personnalisé, à l’effigie de son détenteur. C’est en tout cas l’imaginaire collectif qui perdure.

À la différence de l’openspace, le bureau collaboratif ne cherche pas seulement à décloisonner le lieu de travail, mais veut plutôt réformer nos manières de travailler. L’idée est de créer des espaces, où l’employé peut se déplacer librement, afin de réaliser ses tâches. Dans cette démarche flexible, l’entreprise met à disposition de ses salariés des solutions et outils pour répondre à leurs besoins :

  • Salles de réunions à réserver
  • Espaces de détente, de pause, de restauration…
  • Call boxes insonorisées
  • Espaces de travaux collectifs ou individuels
  • Parking d’entreprise partagé (c’est d’ailleurs ce que nous faisons chez Copark.)
  • Salle de sport

Vous l’aurez compris, l’idée générale est de ne pas avoir de place attitrée, mais de pouvoir naviguer comme on le souhaite. L’ambition est de booster la collaboration entre individus et la productivité, en augmentant la qualité de vie au sein du bureau.

Le collaboratif au sein de l’entreprise

Dans cette logique, libérer les espaces permet également d’abattre la pression hiérarchique et de faciliter la communication avec ses supérieurs. Les échanges sont aussi rendus plus simples entre employés de par la mise en place de biens communs et la liberté de déplacement. Le collaboratif c’est aussi des outils de gestion partagés où l’on va pousser les individus à avoir des interactions, formelles ou non.

Les méthodes de management par le collaboratif sont très en vogue dans les entreprises. Le grand principe est d’accorder plus d’importance à l’individu et de croire en son potentiel de créativité, d’innovation. Il s’agit aussi de lui redonner confiance, quant à son apport au sein de la société, et de le stimuler : son avis compte ! Ce système de flex office se base sur une modification de l’environnement de travail dans le but de réintégrer le salarié à la vie de l’entreprise, et de pousser la socialisation. Ainsi, d’un jour à l’autre, nous ne sommes pas forcément à côté des mêmes personnes.

Une suite logique

Le bureau collaboratif découle d’une évolution des outils de travail. Les objets numériques nous poussant à devenir de plus en plus nomades ont créé une scission avec la sédentarité de la vie en entreprise. Ce paradoxe, et cette frustration de ne pas avoir un environnement idoine, nous ont conduit à penser les évolutions qui réformeraient nos manières de travailler.

Le principe de flex office est le reflet de ces façons de faire déjà existantes. Concrètement, le bureau collaboratif n’est pas apparu si subitement que cela. Il n’est que l’expression de nouveaux besoins en terme d’environnement. Les objets numériques et leurs connexions nous exemptent d’un cadre de travail stricte. Ils nous permettent la mobilité et donc le télétravail. Dès lors, l’entreprise réformée ne cherche plus à être le lieu où l’on doit travailler par obligation, mais celui où le cadre y est favorable.

L’utopie du bureau collaboratif

Mais le bureau collaboratif ne remplit ses objectifs que dans certaines conditions ! En effet, ce principe présuppose la sociabilité des employés, ainsi que leur envie de se mélanger, de partager etc. Mettre à leur disposition un cadre propice aux échanges ne suffira pas forcément à en générer. L’effet inverse peut même se produire. Le bureau attitré, bien que limitant, reste une zone de « confort » et d’habitudes pour l’employé, un endroit rassurant. Et il arrive que dans des flex offices, un collaborateur se retrouve à travailler à une place où il n’est pas à l’aise, pire encore, qu’il n’en ait pas !

Forcer ses collaborateurs au nomadisme n’est pas une bonne idée non plus. La démarche doit incarner une réforme philosophique de l’entreprise, pas uniquement spatiale. Avant de se lancer dans un bureau collaboratif, autant être collaboratif dans le bureau en amont ! Pour cela, testez vos effectifs avec des solutions moins engageantes. Mettez à leur disposition des outils coopératifs et prenez en compte leurs retours d’expérience et leurs avis.

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